所谓基础条件，主要是指两方面：其一是网络环境，比如大家都在会议室中利用视频会议系统进行远程开会，那么需要的带宽可能比较高；如果使用电脑进行远程会议，那么需要的带宽可能低一些。瑞福特的产品在带宽适应性方面做了一些特殊处理，在ADSL下系统就可以运行，并且视音频质量效果都不错；
其二是会议室环境，如果视频会议系统在会议室中使用（特别是多人情况下），那么会议室的装修费用、音响费用、视频输出设备（如投影仪、等离子屏等）也应该计算在内。
2.系统本身的投资预算：

　　视频会议系统根据客户的需求不同，预算也相差很大，特别是在硬件级别和软件级别方面差异更大。一般而言，系统本身的投资费用分为：

（1）视频会议服务器的采购费用：

　　 视频会议服务器，在行业领域中称为多点控制单元（MCU），用来处理两方以上远程会议进行音视频
　　 及其他数据传输的。这个设备的价格是根据并发用户的数量而定的，如4用户、8用户、16用户等。

（2）视频会议终端设备的费用：

　　 视频会议终端类型各异，有会议室的产品（一般是硬件），PC桌面的产品（一般是软件），这个费用
　　 是按照设备数量和所选的设备价格决定的。比如北京、上海、深圳、广州四个地点选用会议室产品，
　　 假设每个产品4万元，即16万。
上述两者相加就是系统的费用
3.工程和维护费用：

　　系统会议系统由于在工程中涉及安装等问题，需收取一部分工程费用，一般而言，全国范围内上门安装，费用为系统费用的12-15%；全省范围上门安装，费用为系统费用的8-12%；全市上门安装，费用为系统费用的5-8%。服务费用按照年来计算，一般而言，第一年是免费的。
　　 综上所述，我们可以得出一个视频会议系统的投资预算计算公式：

◆一次性投资：

　　项目总投资=网络环境搭建费用 会议室装修费用 系统设备费用*工程费用百分比
◆日常投资（也可能是已经投资过）：

　　 网络环境的月租费